Máy hủy tài liệu là sản phẩm được sử dụng nhiều trong các công ty nhằm mục đích bảo mật thông tin nội bộ quan trọng. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, máy bị kẹt giấy gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn về cách sửa máy hủy tài liệu bị kẹt giấy hiệu quả và nhanh chóng.
Mục lục
Tại sao máy hủy tài liệu lại bị kẹt giấy?
Trong quá trình sử dụng, máy hủy tài liệu đôi khi bị kẹt giấy làm gián đoạn công việc và mất thời gian cho người dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ nguyên nhân để có cách xử lý hiệu quả nhất. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về những nguyên nhân này ở dưới đây nhé.
- Lượng giấy các bạn cho vào máy đang vượt quá dung lượng tối đa mà máy có thể xử lý.
- Cho thêm giấy vào liên tục trong khi lượng giấy cũ vẫn chưa được cắt xong.
- Các loại tài liệu cho vào máy hủy được làm từ những loại chất liệu không phù hợp, chẳng hạn như là giấy quá dày, bìa cứng, nhựa, giấy vẫn còn lẫn ghim kẹp hay có băng dính,…
- Giấy cho vào máy hủy bị nhăn và có nhiều nếp gấp.
- Tập giấy cần hủy cho vào máy bị để nghiêng và lệch về một phía.
- Thùng chứa giấy đang bị quá đầy.
- Máy hủy giấy đang bị thiếu dầu do không được vệ sinh và bảo dưỡng đúng cách, đúng thời gian.
Những lỗi bên trên rất dễ xảy ra nếu người dùng không chú ý khiến cho máy hủy tài liệu bị kẹt giấy. Dựa vào những nguyên nhân này mà các bạn sẽ có những cách khắc phục hiệu quả nhất để không ảnh hưởng đến công việc.
Cách sửa máy hủy tài liệu bị kẹt giấy cơ bản
Máy hủy tài liệu bị kẹt giấy gây ảnh hưởng đến công việc của người dùng. Vì vậy cần phải khắc phục kịp thời để đảm bảo chất lượng công việc được tốt nhất. Nếu máy hủy tài liệu bị kẹt giấy nhẹ thì các bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1: Tháo phích cắm của máy huỷ tài liệu ra
Ngay khi phát hiện bị kẹt giấy, việc đầu tiên các bạn cần làm là rút phích cắm nguồn điện ra để cho mọi thứ không tệ hơn và cơ hội sửa chữa cho máy cao hơn. Dấu hiệu kẹt giấy là xấp giấy chạy chậm dần và dừng đột ngột, đồng thời phát ra những âm thanh khó chịu.
Bước 2: Vệ sinh cho thùng chứa
Một trong những lý do gây kẹt giấy cho máy hủy tài liệu là thùng chứa bị quá đầy. Nếu các bạn kiểm tra thấy thùng chứa bị đầy thì hãy đổ rác đi nhé và tình hình cũng sẽ được cải thiện. Nếu vẫn không giải quyết được tình trạng bị kẹt giấy thì các bạn xử lý sang bước tiếp theo.
Bước 3: Để máy huỷ ở chế độ đảo ngược và cắm nguồn điện lại
Bởi vì bị kẹt giấy là sự cố rất bình thường nên hầu hết các máy hủy giấy hiện đại đều có thêm tùy chọn đảo ngược (reverse) được tích hợp sẵn. Các bạn chuyển máy huỷ sang chế độ đảo ngược trước khi cắm điện trở lại. Hãy đảm bảo là không để tay hay các đồ dùng khác ở gần họng huỷ trước khi cắm điện cho máy.
Bước 4: Bật chuyển đổi liên tục 2 chế độ bình thường và đảo ngược
Nếu máy huỷ vẫn bị kẹt ở chế độ đảo ngược thì các bạn chuyển về lại chế độ thông thường. Chế độ đảo ngược máy huỷ thường sẽ tháo gỡ được lỗi kẹt nhẹ chỉ trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, trong trường hợp kẹt nặng hơn, máy huỷ sẽ bị kẹt tiếp dù đang ở chế độ đảo ngược. Lúc này, các bạn hãy rút điện ra rồi chuyển về lại chế độ bình thường và cắm điện nhé.
Các bạn hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng để chuyển qua lại 2 chế độ bình thường và đảo ngược nếu cần thiết. Một lỗi nghiêm trọng có thể bị kẹt cho dù bạn có để ở chế độ đảo ngược hay trả về chế độ bình thường. Tuy nhiên, với cách chuyển đổi chế độ liên tục thì vấn đề nãy cũng có thể sẽ được giải quyết.
Bước 5: Giảm lượng tài liệu huỷ cùng một lúc xuống
Một trong những nguyên nhân gây kẹt giấy là người dùng bỏ quá nhiều giấy vào cùng một lúc. Để giải quyết được sự cố này, các bạn thử bỏ ít giấy hơn vào để huỷ nếu đây là nguyên nhân gây ra trước đó. Nếu tình trạng vẫn không thể khắc phục được thì chắc chắn máy đang bị kẹt giấy nặng. Các bạn hãy theo dõi phần tiếp theo để khắc phục nhé.
Cách sửa máy hủy tài liệu bị kẹt giấy quá nặng
Máy hủy tài liệu bị kẹt giấy quá nặng gây ảnh hưởng đến người dùng, mất thời gian cho công việc hơn. Để khắc phục được lỗi này, các bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1: Ngắt điện nguồn của máy để đảm bảo an toàn
Với lỗi kẹt nặng, các bạn sẽ phải giải quyết trực tiếp bằng tay và sử dụng thêm các dụng cụ khác nhau. Cho nên để đảm bảo an toàn cho bản thân, các bạn hãy rút điện của máy huỷ giấy ra rồi hãy sửa chữa.
Bước 2: Tháo phần trên của máy huỷ tài liệu ra
Hầu hết các máy huỷ giấy hiện đại đều có thiết kế 2 phần là thùng chứa và phần máy ở trên cùng. Nếu các bạn có thể tháo phần máy trên ra thì có thể kiểm tra được 2 phía của khe giấy để xử lý. Thông thường thì phần máy huỷ tài liệu có thể nhấc lên ra khỏi thùng chứa. Đối với những model máy hủy giấy cao cấp hơn sẽ có thêm khoá. Nếu có thể thì các bạn đặt bộ phận nghiền giấy lên trên một tờ báo lớn trước rồi mới bắt tay vào xử lý.
Bước 3: Dùng nhíp để kéo hết những mảnh giấy ra khỏi lưỡi dao
Các bạn lấy nhíp kẹp chặt những mảnh giấy và kéo ra khỏi lưỡi dao. Các bạn nên kéo ở bên dưới cho dễ hơn. Sau đó, các bạn cắt những mảnh giấy cong bằng dao rồi kéo ra. Dùng tua vít hoặc kìm để lấy nốt những mẩu giấy hoặc nhựa ra.
Bước 4: Cho giấy bìa cứng vào máy huỷ tài liệu
Nghe hơi kỳ nhưng thật sự là cách này có thể giúp cho máy huỷ giấy hết bị kẹt. Các bạn cho tờ bìa vào trực tiếp ở giữa khe của máy huỷ. Ấn mạnh để đẩy được hết giấy kẹt ra ngoài. Nếu không được thì các bạn phải dừng lại ngay và thử cách khác để tình trạng kẹt không tệ hơn.
Bước 5: Tra dầu vào máy huỷ
Các bạn nhỏ vài giọt dầu bôi trơn vào những vị trí đang bị kẹt nghiêm trọng. Để cho dầu thấm trong khoảng nửa tiếng rồi chạy máy ở chế độ chuyển tiếp lần nữa. Sau khi dầu đã thấm vào, giấy sẽ trở nên mềm và lưỡi dao cắt tốt hơn khi nghiền. Sau đó các bạn chạy máy ở chế độ đảo ngược một lần nữa sau khi đã gỡ rối hết giấy ra. Cuối cùng, các bạn hãy nghiền thử một tờ giấy để kiểm tra xem máy có hoạt động tốt không.
Cách để có thể hạn chế được tình trạng máy hủy tài liệu bị kẹt giấy
Để có thể phòng ngừa hiện tượng kẹt giấy trên máy hủy tài liệu, các bạn nên lưu ý một số điểm sau trong quá trình vận hành:
- Không được cho vào máy quá nhiều giấy, nên cho đúng lượng mà nhà sản xuất đã khuyến cáo..
- Không cho vào máy hủy giấy bị nhăn, nhàu và các loại tài liệu có chất liệu không phù hợp như: giấy bìa, giấy có băng dính, nhựa, giấy còn đinh ghim hay giấy có nhiều lớp…
- Đợi cho đến khi máy hủy xong mỗi tập giấy thì mới được cho thêm giấy mới vào.
- Kiểm tra thùng rác để đổ rác trước khi quá đầy.
- Khi cho tài liệu vào hủy cần phải để ngay ngắn, thẳng để máy cuốn vào dễ dàng hơn.
- Định kỳ cần bảo trì, bảo dưỡng và tra dầu cho thiết bị. Đồng thời, các bạn phải vệ sinh sạch sẽ cho máy, đặc biệt là bộ phận lưỡi dao cắt.
Bên trên là những thông tin chúng tôi chia sẻ cho các bạn về cách sửa máy hủy tài liệu bị kẹt giấy. Hy vọng bài viết sẽ mang đến những thông tin bổ ích để các bạn có thể khắc phục được lỗi này nhanh chóng và hiệu quả.